Centro de ayuda

Responsabilidad del rol

• Registrar alumnos desde cero.
• Actualizar datos generales y documentos permitidos.
• Cobrar inscripciones, mensualidades y adeudos.
• Registrar asistencia cuando la academia lo permita.
• Consultar informacion operativa sin administrar seguridad o licencias.

Proceso completo: registrar un alumno desde cero

1. Entra con un usuario de Recepcion u Operador integral. Confirma que estas en la academia correcta desde el boton de academia del encabezado.
2. Abre Alumnos > Nueva inscripcion. Si solo ves Expedientes, tu rol o licencia no permite altas y debes usar un usuario con permisos de operacion.
3. En la pestana Datos personales captura nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo y datos basicos del alumno. Usa datos ficticios en sandbox.
4. En Contacto registra telefono, correo y tutor o responsable. Si el alumno es menor de edad, captura un tutor con telefono localizable.
5. En Direccion captura calle, colonia, ciudad, estado y codigo postal. Si no conoces un dato durante la prueba, usa informacion demo consistente.
6. En Academia selecciona disciplina, grado inicial, grupo, horario, fecha de ingreso y tipo de membresia. Estos campos conectan al alumno con asistencia, mensualidades y progreso.
7. En Salud registra alergias, condiciones medicas y contacto de emergencia. Si no hay condiciones, deja una nota clara como Ninguna conocida.
8. En Pago / inscripcion revisa los conceptos iniciales: inscripcion, mensualidad inicial, adeudo inicial o descuento si aplica.
9. Presiona Guardar. Si aparece validacion, regresa a la pestana marcada, corrige campos requeridos y vuelve a guardar.
10. Al terminar, abre el expediente del alumno. Revisa que el encabezado muestre estado, grado, grupo, edad, fecha de ingreso y accesos de acciones.
11. Si existe saldo inicial, abre Finanzas > Cobros o el panel comercial del expediente y registra el pago correspondiente.
12. Si la academia usa portal, crea o revisa el acceso desde Portal accesos para que el alumno o tutor pueda consultar informacion.

Resultado esperado

• El alumno aparece en Alumnos > Expedientes.
• El expediente muestra tabs de resumen, expediente y progreso.
• La mensualidad o inscripcion queda pendiente o pagada segun lo capturado.
• El alumno queda relacionado con grupo, horario y grado para asistencia y reportes.

Errores comunes

• Si no aparece el grupo, revisa que el grupo exista para la disciplina seleccionada.
• Si no puedes cobrar, abre o selecciona turno de caja si el sistema lo solicita.
• Si el alumno no aparece despues de guardar, revisa filtros de estatus o academia activa.

Responsabilidad del rol

• Configurar datos generales de la academia.
• Crear o editar instructores, grupos, horarios, grados y disciplinas.
• Administrar usuarios de su academia sin ver usuarios de otras academias.
• Supervisar cobros, reportes y operacion diaria segun licencia.

Proceso: preparar una academia para operar

1. Entra como Administrador academia de la academia demo.
2. Revisa Configuracion y valida nombre comercial, logo, telefono, correo y horario.
3. Abre Academia > Disciplinas y confirma que la disciplina principal este activa.
4. Abre Academia > Grados y revisa que existan grados activos para la disciplina.
5. Abre Instructores y confirma instructores activos con disciplina y grados asignados.
6. Abre Grupos y crea o revisa grupos con cupo, disciplina, grado y horarios.
7. Abre Usuarios y valida que cada persona tenga solo los roles necesarios.
8. Entra a Reportes para revisar alumnos, asistencia, mensualidades y operaciones.

Validacion esperada

Un administrador de academia solo debe ver datos y usuarios de su academia. Solo el superadmin debe ver todos los tenants o usuarios globales.

Responsabilidad del rol

• Consultar sus horarios y grupos asignados.
• Ver alumnos relacionados con sus grupos, sin datos financieros sensibles.
• Registrar asistencia o avance si la academia lo habilita.
• No consultar salarios, informacion financiera de otros maestros ni usuarios de otras academias.

Proceso: registrar asistencia de clase

1. Entra como Instructor.
2. Abre Academia > Horarios o Asistencias, segun el menu disponible.
3. Selecciona fecha de trabajo, grupo y horario asignado.
4. Revisa la lista de alumnos del grupo. Si falta un alumno, valida que este inscrito en ese grupo.
5. Marca presente, ausente, retardo o justificado segun el caso.
6. Guarda asistencia y confirma el mensaje de operacion exitosa.
7. Abre el expediente de un alumno permitido para revisar que su asistencia se actualizo.

Proceso: evaluar alumnos inscritos en examen

1. Entra como Sinodal.
2. Abre Examenes y selecciona el examen asignado.
3. Revisa alumnos inscritos, grado actual y grado objetivo.
4. Captura criterios de evaluacion: tecnica, poomsae, combate, disciplina u otros configurados.
5. Guarda evaluacion por alumno.
6. Confirma resultado final y observaciones si el sistema las solicita.

Proceso: subir y revisar imagenes

1. Entra como Comunicacion u Operador integral.
2. Abre el modulo de imagenes, galeria o expediente del alumno, segun el flujo a probar.
3. Selecciona archivo de prueba y define tipo de imagen.
4. Guarda la carga y revisa estado de publicacion o aprobacion.
5. Si existe revision, aprueba, rechaza o documenta observaciones.
6. Valida que la imagen aparezca en galeria o expediente cuando corresponda.

Actividades comunes

• Crear alumno desde Alumnos > Nueva inscripcion.
• Buscar alumno desde Alumnos > Expedientes.
• Actualizar datos por tabs: personales, contacto, direccion, academia, salud y pago.
• Consultar resumen, expediente y progreso.
• Cargar documentos o imagenes cuando el rol lo permita.
• Generar o revisar acceso al portal del alumno.
• Ver, imprimir, cambiar o revocar el codigo QR de asistencia del alumno con el boton Codigo QR del expediente.

Proceso: cobrar mensualidad pendiente o vencida

1. Abre Finanzas > Cobros o entra al panel comercial del alumno.
2. Filtra por pendiente, vencida o nombre del alumno.
3. Selecciona la mensualidad a cobrar.
4. Confirma importe, descuento, recargo y metodo de pago.
5. Si caja esta habilitada, abre o selecciona turno antes de confirmar.
6. Registra el cobro y revisa el recibo.
7. Regresa al listado y confirma que el adeudo ya no aparece como pendiente.

Proceso: crear grupo con horario

1. Entra como administrador de academia u operador autorizado.
2. Abre Grupos > Crear.
3. Captura nombre, disciplina, grado o rango de grados, cupo y estado activo.
4. Selecciona instructor responsable.
5. Agrega horario recurrente: dias, hora inicio, hora fin y sede si aplica.
6. Guarda el grupo.
7. Valida que el grupo aparezca disponible al registrar o editar alumnos.

Proceso: darle su QR a un alumno

1. Abre Alumnos > Expedientes y entra al expediente del alumno.
2. Pulsa Codigo QR. Si todavia no tiene, pulsa Generar codigo (abrir la pantalla nunca lo crea).
3. Pulsa Imprimir para una hoja solo con su tarjeta, o dile que lo abra en Mi QR del portal.
4. Si lo perdio o alguien mas lo tiene, pulsa Cambiar codigo: el anterior deja de servir en la tablet de inmediato.

Proceso: dejar lista la tablet de la academia

1. Como administrador de la academia, crea un usuario en Configuracion > Seguridad > Usuarios > Nuevo usuario con solo el rol Quiosco.
2. Confirma su correo (si no hay correo saliente configurado, edita al usuario y enciende el interruptor de correo confirmado) e inicia sesion en la tablet marcando Recordarme (la sesion dura 30 dias).
3. La cuenta cae directo en la pantalla del quiosco: no ve ninguna otra pantalla.
4. Confirma que la fecha de trabajo sea la de hoy: la tablet solo registra llegadas de hoy.

Proceso: registrar la llegada de un alumno

1. El alumno acerca su QR a la camara de la tablet, o escribe su matricula (un lector USB o Bluetooth escribe en el mismo campo).
2. La tablet muestra su nombre, grupo, hora y foto: verde registrada, ambar con retardo, azul ya registrada o todavia no es hora, rojo no se pudo.
3. Desde 30 minutos antes del inicio de su clase y hasta que termina se puede registrar; pasados 15 minutos del inicio queda como retardo.
4. El instructor ve la asistencia ya marcada en su pase de lista y puede corregirla.

Proceso: crear examen usando uno anterior como base

1. Abre Examenes > Crear.
2. Usa la opcion de prellenar desde examen anterior cuando este disponible.
3. Selecciona el examen origen.
4. Revisa fecha, sede, sinodales, disciplinas, grados y costos copiados.
5. Ajusta los datos que cambian para la nueva convocatoria.
6. Guarda el examen.
7. Inscribre alumnos elegibles y valida requisitos de grado.
8. Al finalizar, captura evaluaciones y genera resultados o diplomas.

Proceso: venta de producto con inventario

1. Confirma que estas en una academia Pro o Enterprise.
2. Abre Productos y revisa que el producto tenga precio y existencia.
3. Abre Ventas > Crear.
4. Selecciona cliente o alumno relacionado.
5. Agrega producto, cantidad, descuento si aplica y metodo de pago.
6. Confirma venta y recibo.
7. Revisa Inventario para validar la salida de stock.

Proceso: crear usuario de academia

1. Entra como administrador con permisos de usuarios.
2. Abre Usuarios > Crear.
3. Captura correo, nombre y estado activo.
4. Selecciona roles necesarios: por ejemplo Recepcion o Instructor.
5. Guarda el usuario.
6. Verifica que el usuario aparezca solo dentro de la academia activa.
7. Prueba inicio de sesion y confirma que el menu coincide con sus permisos.

1. Confirma que estas en la academia correcta.
2. Prueba con Operador integral.
3. Prueba con una licencia superior como Pro o Enterprise.
4. Si solo falla con un rol, revisa permisos del rol.

1. Limpia filtros de busqueda.
2. Verifica si el alumno esta activo, baja o prospecto.
3. Confirma que fue creado en la academia activa.
4. Busca por nombre completo, telefono o correo.

1. Si no reconoce el QR, revisa que no se haya cambiado o revocado el codigo (el QR impreso anterior deja de servir) y prueba con la matricula completa.
2. Si pide avisar al personal, restablece la fecha de trabajo: la tablet solo registra llegadas de hoy, con el periodo contable abierto.
3. Si dice que todavia no es hora, el alumno puede registrarse desde 30 minutos antes del inicio de su clase.
4. Si lo manda a recepcion, revisa que el alumno este inscrito y tenga grupo.
5. Si la camara no abre, la pagina necesita https y el permiso del navegador; mientras tanto el alumno escribe su matricula.

1. Confirma que el usuario tenga permiso de cobro.
2. Abre turno de caja si el sistema lo requiere.
3. Revisa filtros de estado: pendiente, vencida, pagada o cancelada.
4. Consulta historial del alumno para verificar pagos previos.